当要为您的企业选择最适合的复印机，您需要评估您的办公室最需要的功能。办公复印机的功能 例如，律师事务所、学校或行业协会有不同的需求 – 这意味着他们对机器的要求也不同。
律师事务所
- 打印速度。可以想象的是，包括律师事务所、会计事务所等日常办公需要大量的复印，因为律师事务所通常在案件的每个阶段都会产生大量用于存档的材料。并且由于时间紧迫，对复印机的打印机/复印速度提出了很高要求，建议有使用45ppm以上，即每分钟打印/复印45张。
- 双面打印。律师事务所常用的功能是双面打印。只需按一下按钮，即可减少公司使用的纸张数量。简单选择机器的双面打印选项可将冗长的法庭文件复制到页面两侧。您使用的纸张少得多，反过来在耗材上花费更少 – 而且它也更环保。
- 自动排序。由于法律专业人员经常需要复印很多证据材料，因此自动排序功能也很有用。复印机输稿器自动按照你安排好的顺序把复印件排列好，不需要你另外花时间逐张排列，这将会大大提高办公效率。另外，在一些工程复印机中也支持自动装订。
- 扫面并发送。扫描到电子邮件功能简化了节约了发送邮件的时间。将案件卷宗通过电子邮件发送给其他合作伙伴或法院能减少了亲自发送邮件所花费的时间。
行业协会
复印机扫描并发送电子邮件功能也受到行业协会，服务组织或其他非营利组织的欢迎。电子邮件是一种有效的方式，可以立即向许多人发送通知的手段。由于很多行业协会，经常要跟各会员保持沟通，比如要召开行业会议等，这时候如果通过电脑发送会议邀请函会略显麻烦，但如果用复印机扫描并发送电子邮件功能，这就显得非常惬意。只要事先设置好通讯录，按以下扫描件的同时，设备自动发送该扫描件到各会员单位，这将大大降低沟通成本，提高沟通效率。
而且电子邮件也比邮寄纸质档要便宜，后者耗费大量纸张（邮票和纸张）和员工时间，这对每年预算非常有限的组织来说，节省成本至关重要。
学校
作为一个教书育人的地方，学校从小学到大学的教师都依靠办公室复印机来打印机课程计划和讲义。打孔功能非常有用，因为它可以方便地创建带有三孔打孔的复印件。这些孔可以轻松的让教师们把日积月累的讲义装订成册子，方便整理。
复印和装订多页文档的复印机可提高教师的工作效率。专业人员不再需要手动组装和装订复印纸，这是一项耗时的任务。折叠纸张的复印机也可用于复印试卷。
综上，许多现代办公复印机都很容易使用，他们不需要数小时的培训就能轻松上手。选择适合自身业务场景的复印机功能将大大提升办公效率。当然，除了功能，还需要考虑的其他因素包括预算，包括：办公室规模以及将使用该机器的员工数量等。